Nos últimos 10 a 15 anos, assistimos a vários avanços tecnológicos, de smartphones a aprendizado de máquina. No entanto, apesar desses avanços impressionantes, durante a maior parte deste período, as economias do mundo ficaram paralisadas em uma era de lento crescimento da produtividade. As opiniões são muitas, mas, no final, não há consenso sobre as causas desse aparente paradoxo da produtividade, sobre quanto tempo a desaceleração durará ou sobre o que fazer a respeito.
Alguns economistas argumentaram que a estagnação secular é a razão por trás dessa situação incomum, causada principalmente pela relutância das empresas em investir e dos consumidores em gastar. Outros acham que o envelhecimento da população em todo o mundo, acompanhado por uma força de trabalho lenta ou em declínio, é um fator importante. Alguns outros afirmam que houve um declínio em inovação e produtividade nas últimas décadas, em comparação com o período entre 1870 e 1970.
Outros argumentam ainda que sempre houve atrasos entre os avanços tecnológicos e seu impacto no crescimento econômico. Embora as tecnologias possam avançar rapidamente, humanos e instituições mudam lentamente. E, quanto mais transformadoras as tecnologias – como atualmente acontece -, mais tempo leva para que seu impacto seja sentido nas economias e sociedades.
Mas as empresas e os setores não são os únicos que tentam se adaptar à nossa rápida economia digital. Os indivíduos também estão experimentando sua própria versão do paradoxo da produtividade. Os computadores pessoais, juntamente com aplicativos como processamento de texto e planilhas, introduziram uma nova categoria de ferramentas de produtividade pessoal nos anos 80. Uma década depois, a Internet e a World Wide Web permitiram que as pessoas se comunicassem facilmente entre si e deram acesso a todos os tipos de informações e aplicativos.
Mais recentemente, o advento de smartphones, aplicativos e outras tecnologias importantes levaram as ferramentas de produtividade pessoal a um nível totalmente novo. É difícil imaginar como era a vida sem essas ferramentas, que se tornaram uma parte indispensável de nossas vidas pessoais e profissionais nas últimas duas décadas.
A princípio, essas ferramentas deveriam economizar tempo e facilitar nossa vida. Mas, como sabemos, não foi o caso. Artigo após artigo nos lembra que, graças à Internet e aos smartphones, todos estão disponíveis o tempo todo; isso se parece com um ciclo interminável de caixas de entrada transbordantes e demandas urgentes; que, por mais que trabalhemos, estamos sobrecarregados e sobrecarregados, porque há muito mais a fazer todos os dias do que tempo para fazê-lo.
O que explica esse paradoxo da produtividade pessoal?
O executivo financeiro e o professor sênior do MIT Robert Pozen há muito se interessa pelos desafios de produtividade enfrentados pelos profissionais. Ele escreveu sobre o assunto, incluindo seu livro, Produtividade extrema: aumente seus resultados, reduza suas horas.
“Você está se sentindo sobrecarregado com suas obrigações no trabalho e em casa?”,
Perguntou Pozen em um artigo de agosto de 2018 na Harvard Business Review (HBR).
“Você não está só. A maioria dos funcionários dos EUA reclama que se sente sobrecarregado”.
O artigo fez referência a uma pesquisa de 2016, que constatou que:
- 58% dos trabalhadores dizem que são, às vezes, sobrecarregados com o trabalho,
- 28% se sentem assim apenas raramente e
- 9% dizem que o trabalho nunca os sobrecarrega.
O artigo de Pozen incluiu uma série de perguntas para ajudar os profissionais a avaliar sua produtividade pessoal. A avaliação consiste em 21 perguntas divididas em sete categorias: desenvolvimento de rotinas diárias, planejamento de sua agenda, lidar com mensagens, muito trabalho, realização de reuniões eficazes, aprimoramento das habilidades de comunicação e delegação de tarefas a outras pessoas.
Os resultados foram publicados em um artigo da HBR em março de 2019, O que torna algumas pessoas mais produtivas que outras. Quase 20.000 entrevistados de todo o mundo responderam às perguntas: aproximadamente 50% eram da América do Norte; 21% da Europa; 19% da Ásia; e os 10% restantes da Austrália, América do Sul e África. 55% dos entrevistados eram do sexo masculino e 45% do sexo feminino. No geral, três padrões principais se destacaram.
Trabalhar de forma mais inteligente é mais importante para a produtividade pessoal do que trabalhar longas horas. Profissionais com as maiores pontuações de produtividade geralmente exibiam alguns comportamentos-chave: “Eles planejaram seu trabalho com base em suas principais prioridades e depois agiram com um objetivo definido. Eles desenvolveram técnicas eficazes para gerenciar um alto volume de informações e tarefas. E eles entenderam as necessidades de seus colegas – para reuniões curtas, comunicações responsivas e orientações claras. ”
Idade e antiguidade estavam altamente correlacionadas com a produtividade pessoal. Os entrevistados foram agrupados em cinco faixas etárias, de menos de 30 a mais de 60 anos. As pontuações de produtividade aumentaram sistematicamente quanto mais velhos os respondentes, provavelmente refletindo os benefícios de aprender a trabalhar de forma mais inteligente com anos de experiência. “Os fatores que motivaram essas pontuações mais altas de produtividade para os entrevistados em faixas etárias mais velhas foram seus hábitos mais fortes em quatro áreas: desenvolvimento de rotinas para atividades de baixo valor, gerenciamento de fluxo de mensagens, realização de reuniões eficazes e delegação de tarefas a outros.
Os dados também capturaram cinco níveis de antiguidade, do mais jovem ao mais antigo. Assim como a idade, os índices de produtividade foram mais altos nos níveis mais altos de antiguidade, sugerindo que bons hábitos de produtividade podem ajudar os profissionais a alcançar cargos de nível superior e que, à medida que as pessoas crescem na organização, elas precisam aprender a se tornar mais produtivas. “Mais entrevistados seniores alcançaram alta produtividade com um melhor planejamento de suas agendas, muito trabalho e habilidades de comunicação mais fortes.”
Embora as pontuações gerais de produtividade dos entrevistados masculinos e femininos sejam quase as mesmas, houve diferenças de gênero em categorias específicas. As mulheres tiveram pontuações mais altas na preparação de seus calendários na noite anterior e na realização de reuniões eficazes, por exemplo, enviando uma agenda com antecedência, mantendo as reuniões em menos de 90 minutos e garantindo que houvesse um acordo sobre as próximas etapas. Os homens tendiam a pontuar mais alto ao lidar com o alto volume de mensagens, mantendo horários livres em seus planejamentos para eventos não planejados e agindo rapidamente para finalizar tarefas e produtos.
O artigo concluiu com um conjunto de recomendações para lidar com os desafios de produtividade enfrentados pela maioria dos profissionais:
Planeje seu trabalho com base em suas principais prioridades e depois aja com um objetivo definido. Isso inclui revisar os horários diários na noite anterior para enfatizar as prioridades e enviar uma agenda detalhada a todos os participantes antes de qualquer reunião.
Desenvolva técnicas eficazes para gerenciar a sobrecarga de informações e tarefas. Isso inclui transformar processos diários em rotinas nas quais você não precisa pensar, deixando tempo na sua agenda diária para lidar com eventos não planejados e delegar tarefas a colegas de trabalho com os quais eles possam lidar sem o seu envolvimento pessoal.
Entenda as necessidades de seus colegas para reuniões curtas, comunicações responsivas e orientações claras. Isso inclui limitar a maioria das reuniões a não mais de 90 minutos, encerrar todas as reuniões com etapas e responsabilidades claramente definidas e estabelecer objetivos e métricas claros para os esforços da equipe.
