Gestão Financeira para tempos difíceis

01. Introdução

Muitos empreendedores acreditam que terminar o mês com dinheiro no caixa significa lucro, mas a verdade é que medir o desempenho de um negócio pelas vendas ou mesmo pelo lucro, por si só, pode trazer surpresas, por vezes desagradáveis. Conan Doyle, famoso autor dos livros sobre Sherlock Holmes, disse certa vez que:

“um erro capital é desenvolver a teoria antes de se ter os dados”.

E ele estava certo. Se você parar para analisar, a melhor forma de controlar o saldo bancário e evitar dores de cabeça com falta de dinheiro é a gestão financeira.
A gestão financeira de uma empresa envolve um conjunto de ações e procedimentos administrativos que tem por objetivo maximizar os resultados econômicos e financeiros, levando em consideração todos os processos dentro de uma empresa, da decisão de aplicação de capital (investimento) até a captação de recursos (financiamento). Até aqui nenhum problema. Mas, na prática, gerir e ter controle financeiro de todos os processos acaba sendo o calcanhar de aquiles de muitos empreendedores.

Ainda bem que, a gestão financeira não é algo tão enigmático como a frase citada anteriormente por Conan Doyle e não tem tantos mistérios. Na verdade, se a empresa mantém uma gestão financeira eficaz, será possível prever a melhor margem de lucro, avaliar o capital investido, equilibrar os gastos e as contas a pagar e a receber e, assim, poder realmente conhecer o que está acontecendo com sua empresa no presente. Com uma boa gestão financeira é possível identificar lacunas que levam a falhas e despesas desnecessárias.

Além disso, pode levar o empreendedor a rever aplicações que não estejam dando o lucro desejado.
Apesar da elaboração de uma gestão financeira não ter mistérios, sua aplicação muitas vezes não é feita corretamente, e gestores deixam de acompanhar o crescimento da empresa pelo simples fato do desconhecimento das informações. Assim, eles se envolvem quase que exclusivamente com a produção ou as vendas, esquecendo-se de que sem recursos em caixa não há o que produzir ou mesmo vender.

Uma boa gestão financeira possibilitará que você consiga analisar a saúde financeira (atual e futura) da sua empresa através de informações disponíveis atualmente. Com as informações financeiras é possível descobrir, por exemplo, se o capital de giro está sendo aplicado em materiais, ficando parado em estoque, ao invés de ser investido de outra forma, ou mesmo avaliar o desempenho de vendas de uma determinada área e poder expandi-la. Ou seja, é através da gestão financeira que o empreendedor poderá guiar suas decisões e utilizar informações imprescindíveis para o seu planejamento, tais como empréstimos, investimentos, fluxo de caixa e implantação de metas e objetivos.
A ideia deste e-book é apresentar para você, empreendedor, as principais etapas para ter uma gestão eficiente do seu negócio.

02. Fluxo de caixa

A empresa recebeu uma cobrança de um pagamento que não foi efetuado. Se você já passou por essa situação, sabe o que fazer?

Essa e tantas outras situações fazem parte da rotina de muitas empresas que, embora conheçam a importância de um efetivo controle financeiro, não utilizam ferramentas de gestão que possam auxiliar na organização dos gastos da empresa.

O fluxo de caixa é um importante instrumento de controle financeiro que fornece ao gestor toda a movimentação de capital (entrada e saída) da empresa em um determinado período de tempo.
Independentemente do segmento e do porte, toda empresa deve seguir a mesma premissa e realizar o controle de caixa diariamente, semanalmente ou até mesmo mensalmente. Se você deseja ter as contas em dia e quer saber quando e quanto receberá ou terá que pagar, é preciso realizar um bom fluxo de caixa. Muito mais que colocar números em uma planilha, o gestor precisa saber o que eles significam — e o fluxo de caixa se enquadra perfeitamente nessa necessidade.

O resultado acumulado do fluxo de caixa não informará se a empresa está tendo lucro ou prejuízo, mas, sim, se os gastos estão superando as receitas ou vice-versa. Por meio do fluxo de caixa o empresário poderá adotar medidas de cortes ou de redução de gastos, evitando que as contas fiquem no vermelho, que é onde o problema reside. Um fluxo de caixa no negativo pode evidenciar que a empresa está em problemas, enfrentando algo que pode comprometer o seu funcionamento.

Como montar um fluxo de caixa?

A elaboração de um fluxo de caixa não é nada complexo e nem tem mistérios, empresários precisam entender que para um controle financeiro efetivo é preciso ter disciplina e dedicação — ou o propósito do fluxo de caixa nunca será atingido.

O 1º passo é separar as entradas e as saídas de dinheiro. Em relação às saídas de dinheiro, pelo menos 3 categorias podem ser
utilizadas:

• Fornecedores;
• Despesas;
• Outras saídas.

Durante o processo de elaboração, é preciso que os números sejam inseridos corretamente e que apresentem de forma clara o que significam: quanto e quando uma quantia entrou ou saiu do caixa.
Dentro dos pagamentos com despesas, especialistas sugerem que sejam utilizadas 3 subcategorias:

• Despesas administrativas (telefone, papelaria, internet e salários);
• Despesas comerciais (marketing e comissões);
• Despesas financeiras (IOF, juros e multas).

No caso de “outras saídas”, o gestor poderá utilizar informações relacionadas com pagamento de tributos, investimentos ou o que pagou com a amortização de empréstimos.

Do outro lado do fluxo ficam as entradas, que geralmente provêm dos recebimentos de vendas. No caso da venda de um ativo ou de um novo aporte, essas cifras também entram nas entradas. Essa operação de registro deve ser feita diariamente e, ao final, o empresário poderá ter o saldo das operações do dia. O ideal é que o valor bata com o que há nas contas bancárias — caso isso não ocorra, há alguma coisa de errado com o fluxo de caixa.
É importante entender que o saldo negativo não significa que a empresa está tendo prejuízo. Mas naquele período os gastos superaram as receitas. No entanto, se o saldo for negativo com muita frequência, é preciso ter maior atenção nas movimentações financeiras da empresa, pois isso significa que está saindo mais dinheiro do que entrando.

O fluxo de caixa projetado

Pagar à vista, hoje em dia, é quase que uma raridade, e os pagamentos a prazo são cada vez mais comuns. Com a ajuda do fluxo de caixa, gestores podem projetar quando deve entrar ou sair dinheiro — isso significa que é possível colocar na planilha ou no sistema de gestão financeira qual a data que a movimentação vai ocorrer.
Por exemplo: a empresa realizou uma boa venda no mês de janeiro, e o recebimento será daqui a 60 dias. O lançamento deverá ser feito na planilha ou no sistema de gestão financeira do fluxo de caixa, possibilitando que o empreendedor tenha um controle maior sobre os seus recebimentos. Mas é preciso ter muito cuidado com os prazos, uma vez que são diferentes para cada transação realizada — o que pode deixar o empresário um pouco perdido. Como as contas de luz, água e aluguel vencem em geral a cada 30 dias, note que será preciso pagar os fornecedores antes de receber dos clientes. Nesse caso, a empresa deverá realizar vendas à vista para outros clientes, usar o capital de giro próprio, recorrer a empréstimos ou pagar multas e juros pelo tempo de atraso – o que nunca é uma boa ideia.
O fluxo de caixa projetado passa a atuar, então, como uma bola de cristal para o futuro. A empresa poderá analisar os saldos financeiros e tomar as decisões efetivamente de acordo com suas necessidades. No final das contas, o fluxo de caixa serve como uma “bússola financeira”, indicando as melhores datas de pagamento e recebimento para a empresa.

Aqui, um bom curso de fluxo de caixa.

03. O Capital de giro

Se as finanças não estiverem em dia, provavelmente a empresa terá problemas relacionados à sua saúde financeira, afinal, o negócio poderá ter investimentos prejudicados em médio e longo prazo. Isso representa um deficit que, eventualmente, poderá comprometer o funcionamento. Por isso o capital de giro tem grande parcela de responsabilidade diante dessa situação. Investir no controle do capital de giro garante que a empresa tenha um fluxo de caixa positivo e possa se manter sustentavelmente
em atividade. Mas o que seria capital de giro?

O que é um capital de giro

O capital de giro é aquele recurso (contas a receber, estoque, no caixa ou na conta bancária) que a empresa tem para custear e manter suas despesas cotidianas. Ele diz respeito a um valor de rápida renovação, voltado para suprir as necessidades da gestão financeira do negócio ao longo do tempo.

Quando é realizada uma gestão ineficiente do capital de giro ou mesmo um planejamento inadequado, empresas acabam recorrendo às instituições bancárias para cobrir as dívidas do negócio, seja para a captação de recursos por meio do acesso a créditos ou financiamento de operações. Contudo, ao recorrer às possibilidades de empréstimo e outras formas de financiamento, o empreendedor se torna refém dos bancos e tende a negociar de uma forma totalmente desvantajosa, muitas vezes concordando
com termos e contratos desfavoráveis.

Para evitar problemas de insuficiência do capital de giro e garantir a liquidez do negócio, é essencial manter um controle eficiente sobre todas as movimentações, documentos e informações que envolvem os processos da empresa. Saiba quem são os inadimplentes, faça a renegociação de dívidas para o longo prazo, tenha total conhecimento do fluxo de caixa quanto do ciclo financeiro (tempo em que um fornecedor realiza o pagamento e há o recebimento das vendas) e mantenha uma política de controle de custos e despesas.
Muitos empreendedores acreditam que sozinhos conseguem gerenciar todos os departamentos da empresa e ainda realizar um gestão financeira eficiente. A verdade é que pode até ser possível, mas na falta de informações corretas ou de conhecimento sobre a legislação fiscal e tributária, podem ocorrer problemas. A figura do contador é, então, essencial para cuidar da gestão financeira e da rentabilidade do negócio.

Enfim, a contabilidade deve ser usada como uma importante aliada nas empresas e ser aplicada como uma ferramenta de gestão para ajudar nas projeções e correções de erros do passado. Se a sua empresa já começou a funcionar sem a figura de um contador, saiba que você pode estar perdendo uma grande oportunidade de melhorar os rendimentos e de evitar perdas desnecessárias.

Como gerenciar o capital de giro

Pequenas e médias empresas que interrompem o funcionamento dos seus negócios são afetadas principalmente pela falta do controle de capital de giro. E mesmo aquelas que apresentam lucratividade precisam ficar atentas as consequências da insuficiência de capital de giro.
Empresas que trabalham com um baixo capital de giro correm um grande risco de problemas financeiros, podendo, em muitos casos, falir. O ideal é que todas as etapas do processo de geração de lucros da empresa sejam analisados.

A sazonalidade é um fator super importante a ser considerado na gestão financeira da empresa, já que reflete diretamente nos ganhos mensais. Empreendedores que conseguem administrar o fluxo de caixa e mantêm um olhar sobre as informações históricas conseguem levantar os períodos de maior fluxo e se planejar de forma mais eficiente.

Com um controle efetivo das finanças, o gestor pode ter uma boa noção da necessidade de capital de giro e se antecipar quanto às defasagens de recursos em certos períodos. Desse modo, a gestão financeira ficaria por conta de uma análise diária dos provisionamentos no fluxo de caixa, visando se antecipar ao problema da falta de saldos para cumprir obrigações previstas. Outra opção seria usar uma gestão com base no orçamento e realizar um acompanhamento do que foi realizado versus o que está sendo previsto.

04. Controle das finanças

O dinheiro, sem dúvida, é um dos pontos mais sensíveis para qualquer empreendedor. Por isso, muitos gestores deixam de lado as finanças e se preocupam com as formas de vender e a logística. Além disso, manter as finanças da empresa em dia não é tarefa tão fácil, pois muitas empresas lidam com imprevistos.

Antes de começar a controlar as finanças, o empresário tem que resistir ao hábito de misturar suas contas pessoas com as da empresa — o que dificulta a tarefa de organizar tanto o fluxo de caixa como o planejamento financeiro. Mas existem algumas regras de ouro que fazem toda a diferença.

1. Plano de contas: Se você pensa que esse tipo de instrumento é usado apenas por empresas de grande porte, está enganado. Qualquer negócio, independentemente do seu tamanho, precisa lançar seus gastos. Assim, quando o empresário precisar investir ou economizar saberá onde é possível cortar ou reduzir custos sem prejudicar as operações do negócio.
2. Contabilidade: Mesmo que a rotina da sua empresa seja acompanhada por um contador, é importante que o empreendedor se mantenha informado sobre os relatórios gerados pelo escritório de contabilidade — seja em relação aos impostos ou aos balanços mensais e demonstrativos de resultado.
3. Rotina de trabalho: Criar um plano de trabalho que organiza e sistematiza os processos dentro de uma empresa pode significar um grande ganho para o empreendedor. Para isso, é necessário descrever quais as principais atividades desenvolvidas dos departamentos ou dos profissionais envolvidos — tanto da parte gerencial quanto da parte operacional da empresa. Com um controle efetivo, será possível visualizar os gargalos que impossibilitam um desempenho melhor das funções e colocar em prática ações corretivas que possam otimizar o tempo e aumentar a produtividade.
4. Determinar o período de fluxo de caixa: Dependendo do tipo do seu negócio você pode controlar o fluxo de caixa por dia, semana, quinzena, mês ou bimestre. Porém, não escolha um período muito longo, já que poderá correr um risco de perder o controle do seu fluxo de caixa.
5. Identificar receitas e despesas: Em uma simples tabela do Excel, ou mesmo um sistema de controle financeiro online, você pode identificar essas variáveis por meio de cores ou de um sinal de subtração em frente ao valor das despesas e um sinal de soma em frente as receitas. O importante é que você compreenda o que significa e que possa identificá-las no fluxo de caixa.

05. Aspectos financeiros e tomada de decisões

É preciso encarar a gestão das finanças como um importante instrumento no processo de tomada de decisão. Nos casos de ineficiência de informações, poderá definir o fracasso ou sucesso de determinada ação nos negócios da empresa. Toda e qualquer decisão deve ser amparada em dados. Com uma avaliação econômica e financeira bem-feita é possível
ter um retrato da situação do capital de todos os processo da empresa.
O gestor empresarial, para gerir bem os negócios e agir nas oportunidades, deve ficar atento:

• À expansão econômica;
• Aos efeitos da inflação;
• Ao comportamento dos preços;
• À política salarial;
• Ao processo tecnológico;
• A tantos outros fatores econômicos que afetam diretamente as decisões.

Via de regra, é preciso que o empresário analise todo o trajeto de uma decisão e, a partir daí, escolher possíveis ações que trarão bons retornos. Nesse processo, as informações que são geradas internamente podem contar com uma a figura do profissional contábil, que tem conhecimento suficiente para lapidar os dados informados e elaborar documentos de extrema importância no processo de decisão — como é o caso das demonstrações contábeis (DRE, DFC, Balanço Patrimonial, balancetes mensais) e a geração de relatórios gerenciais.

Dentro desse cenário, é o contador que vai auxiliar o empresário a entender melhor os números do seu negócio e acompanhar o crescimento com base em informações confiáveis e realistas.

06. Conclusão

É impossível pensar em sucesso sem levar em consideração uma boa gestão financeira dos negócios, afinal, empreendedores que tomam decisões com base em indicadores econômicos e financeiros são realistas e compreendem as necessidades da empresa.

Por outro lado, os empreendedores que tomam decisões às cegas estão muito propensos ao fracasso!
Como visto, uma gestão financeira eficiente não é feita do dia para a noite. Muitos empreendedores encontram muitos problemas financeiros pelo simples fato de não manterem um controle contínuo do que entra e sai de recursos. Além disso, esquecem que, independentemente do porte e do segmento, a empresa precisa ter um capital de giro para as funções
operacionais.

O 1º passo de todo empreendedor de sucesso é montar um fluxo de caixa e acompanhar todos os recursos que a empresa recebe e que tem que usar para efetuar pagamentos. Saber a origem e o destino do dinheiro em caixa é, sem dúvida, o princípio fundamental de uma boa gestão financeira.

Além disso, gerenciar o capital de giro e manter um controle constante das finanças ajuda o empreendedor a conhecer suas necessidades e aplicar os recursos de forma mais direcionada, evitando custos acessórios e aumentando a produtividade.
Conhecer as despesas, custos e gastos de um negócio faz do empreendedor um grande aliado do seu sucesso. E, para ajudar nesse processo, a figura de um contador é imprescindível. Ele vai amparar o empresário por meio de uma análise mais eficiente dos recursos e dar uma base legal sobre as informações do negócio.