Gerenciando equipes remotas

A primeira onda da Revolução Industrial decolou nas fábricas têxteis da Grã-Bretanha no século XVIII. Os trabalhadores eram necessários para operar teares que fiariam algodão, linho ou lã em grande escala para fazer roupas, tapetes, estofados e outros produtos.

A produtividade, naquela época, dependia exclusivamente de humanos se reunindo sob o mesmo teto e cuidando das máquinas. A destreza humana ou a tomada de decisões eram necessárias para ajudar as máquinas a gerar a melhor produção e, ao mesmo tempo, supervisionar o controle de qualidade. Este se tornou o modelo padrão para vários setores da indústria.

Hoje em dia, isso se inverteu. Fora do setor manufatureiro, a maioria dos trabalhadores não precisa mais se reunir dentro da mesma área física para cuidar de máquinas. Na verdade, as ferramentas de hoje, permitem, em grande parte, liberar os funcionários da necessidade de ficarem confinados no mesmo lugar. Bem-vindo à era do trabalho remoto.

Antes do COVID-19, cerca de 5% dos americanos empregados trabalhavam em casa ou remotamente. No auge da pandemia, essa porcentagem saltou para 62 por cento.

Além do mais, três em cada cinco disseram que querem continuar trabalhando remotamente, se possível.

Se você é um empresário ou gestor de uma empresa, repentinamente se tornou responsável por gerenciar uma equipe remota de funcionários, aqui estão informações, para ajudar a ter sucesso com suas equipes.

1. Comunique-se, comunique-se, comunique-se. A comunicação representa mais de 90% do gerenciamento de equipes remotas. No entanto, com os membros da equipe trabalhando em espaço de trabalho não comum, vários métodos de comunicação estão fora de questão. Lembretes, bate-papos no escritório, brain storms outros métodos de comunicação pessoal não são mais opções disponíveis. Sem todas essas opções, a comunicação pode ficar aleatória, permitindo que as suposições substituam a comunicação clara e tirando os projetos dos trilhos. À medida que os membros de sua equipe passam a trabalhar remotamente, seus métodos de comunicação também precisam se adaptar. Reconheça a importância de agilizar as comunicações para que a transmissão de informações importantes seja o mais eficiente possível e para que os membros da equipe permaneçam atualizados sobre os projetos e todos se sintam responsáveis sem ficar completamente sobrecarregados por uma enxurrada de chamadas, e-mails, bate-papos, etc. Da mesma forma, muitos gerentes frustram os membros da equipe ao escolher um método de comunicação inadequado. Todos nós já ouvimos a reclamação de “reunião que poderia ter sido um e-mail”. Evite ser um líder de equipe que considera comunicação como apenas uma passagem de informações e que elas são autoexplicativas. Envie e-mails claros. Ou se necessário, faça uma chamada em conferência ou um vídeo chat. Uma vantagem da vídeo chamada é a capacidade dos membros da equipe de captar as dicas verbais que não estão ausentes na comunicação escrita. Por outro lado, uma vantagem do e-mail é a capacidade de arquivar mensagens importantes, pesquisar por palavras-chave e recuperar quando necessário. No entanto, aplicativos gratuitos como o Otter também estão trazendo essa funcionalidade para chamadas em conferência. O Otter pode gravar as conversas de voz da sua equipe e fornecer transcrições automatizadas com base nessas gravações, dando aos membros da sua equipe um documento pesquisável para recuperar informações importantes mais tarde, quando necessário.
2. Certifique-se de que sua equipe tenha os recursos adequados. O primeiro dia ou semana do novo funcionário é normalmente gasto na apresentação de todos os recursos e equipamentos disponiveis. De cadeiras ergonômicas a lanchonetes self service, os primeiros dias de trabalho geralmente são uma animada sessão de aprendizado. No entanto, nada disso faz sentido, quando falamos de trabalhadores remotos. É verdade que parte da vantagem dos trabalhadores remotos é o corte de custos, incluindo espaço de escritório e recursos relacionados. E, claro, isso não significa que você precisa enviar uma máquina de café expresso cara para cada um de seus funcionários remotos. Mas, parte de seus check-ins com os membros da equipe deve incluir garantir que eles tenham todas as ferramentas de que precisam para facilitar o fluxo de trabalho e alcançar a melhor produtividade possível. Peça que eles reflitam sobre seu fluxo de trabalho e identifiquem obstáculos à produtividade para deixar claro quais os recursos primários à produtividade deles. Também é importante considerar que pode haver uma diferença entre seus trabalhadores remotos mais experientes e membros da equipe que foram colocados no trabalho remoto pela primeira vez devido ao COVID-19. Estes últimos podem não estar acostumado em estruturar seu próprio espaço de trabalho para obter conforto, produtividade e fluxo de trabalho. Ajude-os com que tenham uma mesa minimamente adequada. Isso pode ser tão simples quanto colocar o computador em cima de alguns livros. Mesmo pequenas melhorias, como um amplificador de WiFi, fones de ouvido com cancelamento de ruído ou uma câmera melhor, se estiverem se apresentando a clientes, podem fazer uma grande diferença.
3. Promova o espírito de equipe. As pessoas querem pertencer. Particularmente para a cultura americana, o trabalho é uma das principais formas pelas quais podemos nos definir e onde buscamos um sentimento de pertencimento. Muitos psicólogos observaram que os funcionários tendem a continuar trabalhando para as empresas quando têm relacionamentos positivos com seus colegas de trabalho, e a produtividade também aumenta. Esse sentimento de pertencimento fica complicado quando os colegas de trabalho estão dispersos e as interações face to face são minimizadas. Mesmo os momentos mais simples do local de trabalho – como as celebrações de aniversário – são contribuintes poderosos para fazer as pessoas sentirem que pertencem. Sem essas possibilidades de conexão, o trabalho remoto aumenta a probabilidade de os membros da equipe se sentirem isolados uns dos outros e menos alinhados com a missão da organização. Na verdade, de acordo com o “Relatório do trabalho Remoto” do Buffer, a solidão foi a segunda resposta mais citada dos entrevistados quando questionados sobre suas dificuldades para trabalhar remotamente. Para manter vivo o senso de camaradagem que ajuda as equipes a trabalharem juntas, os líderes de equipe devem criar oportunidades para os membros trazerem seu eu mais completo para as interações remotas no local de trabalho. As interações no local de trabalho remoto muitas vezes deixam de ser apenas trabalho. Os líderes de equipe devem criar canais onde os colegas de trabalho possam interagir em um nível mais pessoal, talvez para compartilhar interesses comuns, estabelecer relacionamentos úteis ou celebrar marcos. Se a força de trabalho for dividida entre funcionários de escritório e remotos, lembre-se de que todos os funcionários podem se sentir menosprezados ou isolados. Considere dar a eles mais papéis de liderança para equilibrar aquele senso de importância, mesmo que por vezes impreciso, aos olhos da organização.